文書管理を効率化させるサービス

重要文書管理法

サービス利用で効率化

男の人

文書探しの手間を省く

文書管理のシステム化によって、文書検索がかなり楽になります。キーワードによる検索はもちろん、フォルダやタグによる文書の仕分けもスムーズに出来るので、過去の文書をすぐに確認したい時などは非常に便利と言えるでしょう。

複数同時編集を避けることができる

プロジェクトのマニュアルや社内規定書などは、頻繁に更新が必要となる文書です。そのため、「2人同時に編集してしまい、片方の編集した内容が上書きされてしまった」というトラブルも考えられるでしょう。しかし文書管理サービスなら、編集の通知機能で同時編集を避けることが出来ます。

データ喪失の可能性が低下

文書管理サービスの中には、クラウドストレージを提供している物もあります。こちらを利用すればデータをネット上で管理することが出来るので、万が一社内のパソコンが故障してしまってもデータが消えることはありません。

文書管理サービスの有効活用例

紙とデータ、2つの媒体で管理しています。(自治体職員)

スキャナーから取り込んだ文書をテキストデータ化して保存し、紙とデータの2つのバックアップを取るようにしています。これによってどちらかが紛失しても安心ですし、元文書は原本として保管しておくことが出来ます。

紙のコストが大幅に削減できました。(大学職員)

職業上毎日大量の紙を消費しますが、文書管理をデジタル化することで紙の消費量が1/5ほど減少しました。また生徒のレポート管理にも利用できるので、重宝しています。

倉庫スペースを圧縮できました。(不動産業)

今までは、顧客のデータを地域ごとにファイリングして倉庫にまとめていました。しかし年々データが増え倉庫を圧迫するようになってしまいましたが、デジタル化することで倉庫スペースをだいぶ綺麗にすることが出来ました。

役職ごとに閲覧できるファイルの権限を変えられるので便利です。(IT業)

特定の役職の社員にのみ公開したい文書があるとき、設定で簡単に権限を変えられるのは便利でした。閲覧だけでなく編集権限も細かく変えることが出来たので、編集ミスが生じる可能性も低く安全です。

バックアップを取るのが楽になった(税理士事務所勤務)

管理している文書のアップロード・ダウンロードが簡単なので、役所等の書類をバックアップするツールとして非常に優れています。また文書の内容を改訂しても、改訂前データをバックアップしてくれるので安心して編集できます。

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