文書管理に重要な機能とは

重要文書管理法

リスクヘッジを考慮する

PCを操作する人

情報漏えいのリスクを避ける

データで文書を管理する際に重要となるのが、セキュリティ対策がしっかりしているかどうかです。最近では定期的に企業の情報流出も見られるようになったため、セキュリティの対策が取れているかどうかは重要な条件となります。

万全なセキュリティ対策とは

機密などが記載された文書をただサーバー内に格納するだけでは、万全なセキュリティ対策とは言えません。ネットにつながっている場合、ネットワークへの不正アクセスの確率は0%にすることが出来ないため、セキュリティソフトなどの導入がマストとなります。

セキュリティ対策としてのサービス利用

文書管理サービスの導入により、セキュリティを強化することが可能です。クラウドストレージへのアップロードでセキュリティの強固な場所へと文書を移せるので、情報漏えいなどのリスクを大幅に低くすることが出来るでしょう。

文書管理の便利な機能ランキング

no.1

紙媒体を取り込む機能

紙ベースの文書をパソコンやタブレット用に取り込む際、自動的にテキストデータとして抽出してくれるソフトが人気となっています。高精度な文字認識をサポートするソフトなら、特殊なフォントを用いた文章以外をテキストデータとして抽出可能です。

no.2

多言語に対応している

外国に拠点を設けている企業や貿易主体の企業は、外国語で作成された文書も管理しなければいけません。多言語に対応する文書管理サービスなら、珍しい国の言葉でも文字化け無く保管することが出来るでしょう。

no.3

検索機能の充実度合い

データベース化した文書を閲覧する際には、どれくらい文書が探しやすいかも重要となります。キーワードだけでなく文章内容や編集日付で絞りこめるソフトなら、文書探しに手間を掛けることもありません。

no.4

文書が編集されたことを知らせる機能

文書ファイルごとに、編集されたかどうかを通知してくれる機能もあります。この機能によりマニュアルや規約の改訂時に通達代わりとすることが出来ますし、重要な文書は編集後すぐにチェックすることができます。

no.5

コメントやステータスの編集

文書管理サービス上でステータスを編集できれば、編集中の文書がひと目で確認できるようになります。また、コメント機能があることで編集時の注意点やメモを追加することも可能でしょう。

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